EOI和RFP

组织做出的一些决策具有采购影响，可能会极大地影响做出某个决策的总体成本。采购涉及选择供应商，定义支付条款，战略审查，合同谈判以及采购服务和货物等流程。它涉及采购或获取对组织很重要的所有服务和货物。

在私营部门，采购过程被视为一种战略层面的职能，有助于提高企业的盈利能力。它不仅简化了流程并降低了原材料的总体价格，而且还使组织能够确定最佳的供应来源。总而言之，它有助于确保平稳运行的底线。

在公共部门，高层管理人员有责任降低利润。只有少数人员管理采购职能，这增加了该部门腐败的可能性。这就是为什么需要增加业务的总体产出的原因。例如，可以对员工进行培训，以提高他们的效率并改善他们的服务质量，从而可以提高产量。

随着时间的推移，在招标咨询，提案和大型管理方面引入了一些术语，包括与采购相关的一些缩略语。没有多少企业了解这些条款，但作为企业家或小企业的所有者，如果您希望有效地管理买方的购买准备，了解其目的非常重要。示例包括RFI（信息请求），EOI（感兴趣的表达），RFP（提议请求），RFT（招标请求）和RFQ（报价请求）。这些术语中的每一个都在采购功能中起特殊作用。

EOI和RFP是采购职能中最常用的术语，每个术语都在简化整个过程中发挥着特定的作用。许多人在执行流程时会混淆这些术语。为了更好地了解它们的不同之处，了解这些术语的含义非常重要。

意向书（意向书）

兴趣表达（EOI），也称为兴趣注册（ROI），具有与信息请求（RFI）类似的功能。它在采购的初始阶段用作筛选过程，以便创建正式和更具体的招标或RFT请求（采购职能的后期阶段）。当公司发布EOI时，需要估算市场在转向RFT之前提供或收集更多信息的能力。进行购买的公司不太可能通过EOI指定承包商。要做到这一点，一个过程必须进行，直到达到RFT。

EOI是一种公开招标，可以让任何公司挺身而出。它引发了激烈的竞争，并提供了允许新的和潜在的供应商确保其工作的好处。然而，在建筑合同中，很大程度上因为吸引不适合合同的供应商而受到批评，这导致浪费时间，金钱和精力。

要求意向书（EOI）的广告必须包括对合同机构的描述，合同描述（如预算和规模），合同类型，采购路线，条款和条件，提交地址和截止日期以及其他详细信息（包括联系信息） ，组织描述，技术能力和相关经验，员工可用性及其经验等。

RFP（征求建议书）

另一方面，RFP，也称为要约报价（RFO），是一个可以轻松修改的文档。它主要用于购买者正在寻找基于解决方案的响应以满足其要求，以及其他因素（不包括价格）对每个要约的评估至关重要的情况。它也可用于没有明确解决方案或规格的情况，采购部门正在寻找一些创新和选择。这些仪器比RFT（通常具有明确定义的解决方案或规格）更灵活。 RFP主要用于无法轻松定义解决方案的专业服务。

RFP包含有关组织及其业务范围的背景信息。该请求包含解释组织正在寻求的解决方案的规范。此外，它还包括评估提案的评估标准，描述赢得合同的投标人要完成的任务的工作说明，以及完成项目的时间范围。

由于项目的复杂性，通常会创建RFP。在寻找来自众多供应商的完美集成解决方案时，公司可以从各种竞标者中受益。例如，如果公司计划将其业务从基于纸张的环境转换为基于计算机的环境，除了将新系统安装和集成到业务中所需的培训之外，它还可以请求软件和硬件提案。 。

在公共部门，实体可以发布RFP以创建公开竞争，以降低解决方案的成本。但是，必须注意的是，最接近规格的RFP可能不一定是价格最低的RFP。在接受提案时，公司必须进行成本效益分析，以确保成本不会超过收益。

差异

以下是EOI和RFP之间的一些差异：

• 不同的采购水平

意向书（EOI）通常在初始采购级别执行。它可以在购买者正在寻求行业投入的情况下发布，以便确定最终将在市场中进入的要求。如前所述，RFP通常是下一步;其中，购买者寻求基于解决方案的方法来交付产品或服务。

• EOI和RFP的阶段

EOI通常有多个阶段。在寻求入围的投标人的全面投标之前，它用于将潜在供应商或供应商列入候选名单。相反，RFP可以具有单个阶段，也可以具有多个阶段。

• 什么时候使用EOI和RFP？

EOI用于所需信息（来自投标人）的具体情况，但不确定供应商是否能够按照要求提供服务和货物。此外，在意向书（EOI）的情况下，购买者没有足够的信息来撰写详细的请求。另一方面，RFP用于需求得到适当定义的情况，但公司正在寻求灵活或创新的解决方案。换句话说，购买者寻找面向解决方案的提交以满足要求。

了解不同级别的采购流程非常重要，以便通过系统的信息流动做出有效决策。清楚地了解这些术语以及在过程中使用这些术语的原因使公司能够简化其流程并更深入地了解整个采购职能。